С этим, как раз, все просто: читайте Стивена Кови и разделяйте дела на срочные и важные, не срочные и важные, срочные и неважные и неважные и не срочные... Последних двух категорий в жизни быть не должно, в идеале, конечно.
А если тратите время на ерунду - хоть делайте это с удовольствием и без угрызений совести!